طی نشست مجازی مدیران عامل اتحادیه‌های مؤسسات و تشکل‌های قرآن و عترت استانها و مدیران و کارشناسان دبیرخانه هیئت رسیدگی به امور مراکز فرهنگی، بر نبود آگاهی کافی عوامل اجرایی و میران استانها برای ارسال مدارک هیئت مدیره و صورتجلسه به معاونت قرآن و عترت با وجود مراجعات مکرر و … تأکید شد.
به گزارش اتقان، به نقل از ایکنا، نشست مدیران عامل اتحادیه‌های مؤسسات و تشکل‌های قرآن و عترت استانها و مدیران و کارشناسان دبیرخانه هیئت رسیدگی به امور مراکز فرهنگی، صبح امروز، چهارم بهمن‌ماه به صورت مجازی برگزار شد.
این جلسه با توجه به اینکه مجامع عمومی برخی استانها قریب به ۱۰ ماه از برگزاری آن گذشته است و تعدادی از این استانها هنوز ثبت نشده و با مشکلات عدیده‌ای از جمله مسدود بودن حساب بانکی مواجه شده‌اند، با موضوع «فرایند ثبت و تغییرات مجامع عمومی اتحادیه‌های استانی» برپا شد.
در ابتدا محمد انجم‌شعاع، مدیرعامل اتحادیه کشوری مؤسسات و تشکل‌های قرآن و عترت گفت: پس از برگزاری مجمع، فرصت محدودی برای ثبت تغییرات مجامع وجود دارد و بعد از آن نیز فرصت محدودی تا پایان دوره است. تمام مجامع استانها تشکیل شده اما متأسفانه برخی از استانها در پیچ و تاپ فرایند‌ها افتاده‌اند و هنوز موفق به ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکت‌ها نشدند.
وی به ارائه گزارش از جلساتی که با مهدی محمدی، دبیر هیئت رسیدگی به امور موسسات فرهنگی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و نشست مشترک مدیران اتحادیه با سرپرست و مدیران معاونت قرآن و عترت وزارت ارشاد اشاره کرد و افزود: انتخابات اتحادیه قرآنی استان یزد ۲۰ فروردین‌ماه ۱۴۰۰ انجام شد، اما تا امروز با وجود حدود ۱۱ ماه از این انتخابات، صورتجلسه مجمع یزد با رفت و برگشت‌هایی برای آماده شدن به اداره ثبت شرکت‌ها مواجه است.
انجم‌شعاع به عدم توجیه همکاران در فرایند جدید اشاره کرد و گفت: امیدواریم بتوانیم با همدلی و جلسات مشترک و توافقی که با دبیرخانه هیئت رسیدگی انجام می‌دهیم مهر تأیید بر مجامع استانی و تسهیل در روند ثبت صورتجلسه‌ها و تغییرات هیئت مدیره‌های استانی داشته باشیم. همچنین در کنار آن نیز جلسه‌ای را با اداره‌کل ثبت شرکت‌ها خواهیم داشت تا بتوانیم مشکلات و موضوعاتی که دوستان به آن تصریح دارند، برطرف کرد.
از جمله موضوعات مطرح شده طی این جلسه؛
عدم آگاهی کافی ادارات فرهنگ و ارشاد استان برای ارسال مدارک هیئت مدیره و صورتجلسه به معاونت با وجود مراجعات مکرر
فرصت چند روزه ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی استانی برای انجام استعلام‌های حراستی مشخص نیست.
فرایند طولانی‌مدت و فرسایشی مکاتبات و بارگذاری مدارک همه اعضای هیئت مدیره در سامانه، تهیه صورتجلسات در سه نسخه با امضای اعضا و ناظران، تحویل به ادارات ارشاد استانی، ارسال به معاونت قرآن و عترت ارشاد، صدور نامه ثبت تغییرات به اداره ثبت شرکت‌ها و آگهی ثبت تغییرات در روزنامه‌های کثیرالانتشار
حذف فرایند مکاتبات فرسایشی بین استانها و مرکز و اخذ گزارش دوستان ناظر در مجامع به منزله تأیید نهایی مگر در انتخابات استان‌هایی که ناظران با مشکلاتی برخورده‌اند.(به ندرت روی می‌دهد)
ضرورت جلسه با مدیران معاونت قرآن و عترت ارشاد برای تسهیل روند مکاتبات
ضرورت جلسه با نماینده ثبت شرکت‌ها برای رسیدن به آیین نامه مشترک برای تسهیل در روند ثبت و تدوین شیوه‌نامه واحد
انجام فرایند استعلام از حراست‌های دو دستگاه پیش از کاندیدایی در هیئت مدیره و پیش از حضور میدانی کاندیدایی برای انتخابات.(اصلا فردی که مشکلات حراستی دارد، چرا باید اجازه تأسیس مؤسسه داشته باشد؟)
برخی از استانها توانسته‌اند با مراجعه به سازمان تبلیغات اسلامی استانها طی کمترین زمان مجوز فعالیت اتحادیه‌های خود را اخذ کنند.
رفع ایرادات و اشکالاتی که به اساسنامه اتحادیه‌های قرآنی وارد است.
عدم اشراف کامل مدیران عامل اتحادیه‌های استانی بر اساسنامه
و افزایش مدت انتخابات هیئت مدیره از سه به پنج سال مانع گردش نخبگان قرآنی است
ضرورت برگزاری جلسه با حراست دو دستگاه فرهنگ و ارشاد اسلامی و سازمان تبلیغات اسلامی.
در ادامه آقای مهدی بدیعی، مسئول نظارت دبیرخانه مؤسسات فرهنگی با اشاره به اینکه طی هماهنگی با معاونت قرآن و عترت تسهیلگری را برای دوستان قرآنی داشته باشیم، اظهار کرد: قطعا معاونت قرآن و عترت برای تأیید انتخابات هیئت مدیره استانها، ناظرانی را فرستاده است که آنها نیز فرم‌هایی را تکمیل می‌کنند و از سوی دیگر طی مکاتبه اداره‌کل ارشاد استان با معاونت، صورتجلسه هیئت مدیره را ارسال می‌کنند که بلافاصله و پس از تأیید و ارسال به دبیرخانه و تأیید ناظر حاضر در مجامع، طی کمترین زمان، نامه ثبت هیئت مدیره به اداره ثبت شرکت‌ها صادر می‌شود.
وی در بخش دیگر به افزایش مدت انتخابات هیئت مدیره و بازرسی‌ها از سه به پنج سال اشاره کرد و ادامه داد: پیشنهاد ما این است که این زمان پنج ساله شود و این منافاتی ندارد که در صورت بروز مشکل انتخابات زودهنگام برگزار شود. بلکه این به معنای این است که از لحاظ انجام امور اداری و مالی با مشکل بر نخورید، چرا که اگر صورتجلسه‌های سه ساله ثبت شود پس از گذر این زمان و تا زمان ثبت هیئت مدیره فعلی، طی مراجعه با بانک‌های عامل یا انجام سایر امور اداری با مشکلاتی روبرو خواهید شد. اما باز هم باید طبق اساسنامه اتحادیه‌ها عمل کنید.
بدیعی اضافه کرد: اما به موازات آن بحث صدور پروانه فعالیت است که تا زمانی که نامه تأیید حراست از سوی دو دستگاه سازمان تبلیغات اسلامی و وزاره فرهنگ و ارشاد اسلامی نیاید، نمی‌توان اقدامی کرد و شما می‌توانید همزمان با آن از طریق سامانه صدور مجوز مؤسسات فرهنگی نسبت به درخواست عضویت و تکمیل و ارسال مدارک اقدام کنید تا پس از تأیید استان و حراست استان، به مرکز ارسال و سپس برای صدور پروانه اقدام می‌شود.
وی ادامه داد: استعلام حراست زمان زیادی نمی‌برد نهایتاً یک تا دو ماه، حتی اگر افرادی دارای نامه استعلام حراست از سوی دستگاه استانی باشند به آنها نیز بسنده می‌شود. اما درباره فرایند فرسایشی که گفته شد، معاونت قرآن و عترت به عنوان یک بخش از تشکیلات، باید در جریات مکاتبات قرار گیرد بنابر این در صورت ارسال نامه از سوی این معاونت به دبیرخانه زمانی برای ارسال نامه ثبت تغییرات نمی‌برد و این امر بدون معطلی انجام می‌شود.
بدیعی بیان کرد: در تنظیم و تدوین صورتجلسه انتخابات هیئت مدیره و بازرسی‌ها همواره این بند را قید کنید که همانطور که در ماده ۳۲ اساسنامه تأکید شده است «پس از انقضای مدت مأموریت هیئت مدیره، بازرسان يا مديرعامل در صورتی که هیئت مدیره، بازرسان يا مدير عامل جدید انتخاب نشده باشند، هیئت مدیره، بازرسان يا مديرعامل موجود تا انتخاب و قبولی مدیران و بازرسان جدید کماکان به وظایف خود در اتحادیه ادامه داده و مسئولیت اداره امور را بر عهده خواهند داشت، تا زمان تأیید هیئت مدیره جدید، هیئت مدیره فعلی به قوت خود پابرجا است.
وی تصریح کرد: اصل صورت جلسه را به معاونت قرآن و عترت ارشاد تحویل داده شود تا به سرعت به هیئت رسیدگی به امور مراکز فرهنگی برسد اما یک نسخه کپی را طی مکاتبات و اتوماسیون از طریق استان به مرکز ارسال کنید که یک نسخه کپی هم از طریق سامانه قابل دریافت باشد.
در پایان این جلسه انجم‌شعاع تأکید کرد: افزایش مدت انتخاب اعضای هیئت مدیره از سه تا پنج سال نیازمند تأیید مجامع عمومی اتحادیه که آن فرایندی جدا را می‌طلبد. همچنین جلسه مشترکی برای رسیدن به جمع‌بندی برای تسهیلگری در این زمینه انجام می‌شود تا در آینده نزدیک شاهد رفع این مشکل آن هم به صورت اصولی و برای همیشه باشیم.
